Payer les vacances la première année, bonne ou mauvaise idée?

Vous songez à offrir des vacances dès la première année comme incitatif à l’embauche? Un instant. Nous avons récemment accompagné un client qui avait mis en place une telle politique et qui s’est retrouvé à payer deux fois un employé pour une même période de vacances. Avec du recul, il a finalement changé d’idée pour les futurs employés. On vous explique tout ce que vous devez savoir avant de vous lancer dans un tel projet.

Tout d’abord, il faut savoir que selon la Loi sur les normes du travail, une période de référence est nécessaire pour avoir droit à des vacances. Cette période s’étend généralement du 1er mai au 30 avril et elle peut différer selon les entreprises. C’est-à-dire que pendant la première année au sein d’un emploi, vos employés accumulent leurs vacances pour l’année suivante.

La loi prévoit que si l’employé n’est pas à l’emploi de l’organisation pendant toute la période de référence lors de sa première année, il a droit à un jour par mois de vacances jusqu’à concurrence de 10 jours. Le calcul se fait au prorata des jours travaillés. Le pourcentage d’indemnités de vacances, souvent de 4 %, peut quant à lui aussi varier selon les conditions prévues à l’embauche.

Si l’employé quitte un emploi pour en commencer un nouveau, les vacances accumulées, qu’il recevra sur sa dernière paye, devraient être mises de côté pour ses prochaines vacances qui seront normalement à ses frais. Cela demeure un choix personnel pour l’employé de faire ce qu’il veut avec le montant reçu. Il s’agit là d’une notion clé souvent mal comprise par les employés.

Et si je veux tout de même offrir des vacances dans les mois suivant l’embauche?

Beaucoup d’employeurs utilisent cet argument pour recruter des nouveaux employés. Mais sans une politique de vacances anticipées claire, vous pourriez, comme notre client, devoir payer deux fois les mêmes vacances à un employé.

Dans le cas de notre client, il a embauché un employé au mois de juin, soit le premier mois de la période de référence pour les vacances. L’employé a pris en juillet ses vacances anticipées, soit 4 % du nombre d’heures estimé pour la période de référence en cours, puis a démissionné en février.

Puisque la politique n’était pas clairement rédigée, l’employeur a dû tout de même donner à l’employé 4 % de ses heures travaillées entre juin et février au moment de sa démission.

Académie GRH a été mandaté pour revoir la politique de vacances afin d’assurer que ce type de situation ne se reproduirait plus. Pour que des vacances anticipées soient prises en conformité avec les normes du travail, il faut qu’elles soient permises par l’employeur. De plus, la prise de vacances anticipées ne peut être imposée à tous les employés. La gestion de cette politique peut donc devenir rapidement très complexe au sein d’une grande organisation.

Il y a aussi toujours un risque que l’employé démissionne avant la fin de la période de référence ou qu’il fasse moins d’heures que ce qui était prévu, et donc que l’employeur ait payé des vacances en trop. Il est d’ailleurs important de savoir qu’il est illégal de retenir des fonds sur la dernière paie de l’employé… À moins qu’un document rédigé à la main et signé par l’employé et l’employeur stipule le contraire.

Finalement, devant la lourdeur administrative du calcul des vacances anticipées et le risque financier important, notre client a préféré cesser d’offrir cette possibilité.

Existe-t-il une solution plus simple?

En effet, il en existe une. Si vous souhaitez à tout prix offrir des vacances dès la première année sans vous embarquer dans une gestion sans fin des vacances, l’option la plus simple qui s’offre à vous est d’offrir des vacances plus courtes, mais qu’elles soient tout simplement offerte en cadeau à l’embauche. Cela dépend bien évidemment de la capacité de payer de votre organisation, car cela représente des coûts importants.

Vous aimeriez obtenir des conseils pour mettre sur pied une politique de vacances qui tient la route, qui vous permettra de vous positionner comme un employeur de choix tout en évitant les faux pas légaux? Les consultants d’Académie GRH se feront un plaisir de vous accompagner.

Rédigé par

Stéphanie Scherrer et Cynthia Cowan

Consultantes en ressources humaines