Mener une rencontre virtuelle de rétroaction

Pendant cette période où la plupart de vos employés sont probablement en télétravail, la communication efficace est plus importante que jamais. Depuis quelques semaines, vous avez eu l’opportunité ou l’obligation de mettre en place de nouveaux outils, modifier vos habitudes de travail et adapter vos horaires à cette nouvelle réalité.

Dans plusieurs situations, vous avez assurément à mener des rencontres virtuelles ou par téléphone de rétroaction, qu’elles soient positives ou négatives. Afin de vous outiller et vous permettre d’atteindre vos objectifs, on vous explique comment ces rencontres devraient se dérouler, bien que les étapes ne diffèrent pas réellement d’une rencontre en personne.

Rétroaction concernant un problème actuel

Si vous vivez une situation problématique avec un employé en télétravail, d’abord, réagissez vite et ne laissez pas la situation s’envenimer. Téléphonez-lui rapidement ou planifiez une rencontre virtuelle seul à seul avec lui dans la journée.

Si le comportement ou l’événement à recadrer vous fait vivre de grandes émotions négatives, prenez toutefois un moment pour vous calmer et prévoir le message à transmettre afin que vos paroles ne dépassent pas votre pensée. La crise que nous vivons présentement génère un lot de stress inhabituel et il faut tenir en compte la gestion des émotions.

Voici la marche à suivre pour mener cette rencontre de manière efficace :

1. D’abord, nommez d’emblée le problème à propos duquel vous désirez discuter et utilisez un exemple spécifique pour illustrer le comportement qui doit être modifié.
2. En vous exprimant au «je», décrivez comment, en tant que gestionnaire, vous vous sentez par rapport à cette situation.
3. Clarifiez avec l’employé en question pourquoi la modification de ce comportement est importante pour lui, pour l’équipe et pour vous.
4. Identifiez vos torts dans cette situation et excusez-vous, s’il y a lieu. (Par exemple, peut-être n’aviez-vous pas été suffisamment clair dans vos attentes envers cette personne.)
5. Formulez clairement votre désir de régler la situation.
6. Invitez votre interlocuteur à répondre et à vous expliquer son point de vue.
7. Trouvez des solutions acceptables pour les deux parties.
8. Prenez des notes et assurez-vous de faire un suivi.
9. Si la situation s’est réglée ou améliorée dans les jours/semaines qui suivent, offrez une rétroaction positive.

Il existe trois types de réactions qui sont très fréquentes et auxquelles vous risquez de vous heurter lors de ce type de rétroaction. Soit l’employé sera dans le déni, soit il adoptera une position défensive ou encore il tentera de détourner le problème.

Tenez votre bout, faites preuve de courage managérial.

Erreurs fréquentes

Certaines façons de faire sont à proscrire si vous souhaitez que votre rétroaction constructive soit efficace et que la situation se règle rapidement et sans deuxième intervention.

• Tourner autour du pot et ne pas aborder la problématique directement
• Diluer votre message à travers des commentaires positifs (méthode sandwich)
• Prendre des gants blancs pour ne pas froisser votre interlocuteur. À l’inverse, vous ne devez pas «laver votre linge sale» et engloutir votre employé sous la critique.
• Rédiger un texte. La rétroaction doit être fluide et être un échange entre vous deux.

Rétroaction positive

Évidemment, vos employés n’ont probablement pas envie que vous vous adressiez à eux seulement en cas de problème! La rétroaction positive est un puissant outil de gestion du rendement et crée un climat de travail agréable.

N’oubliez pas que les gens réagissent six fois plus fortement aux commentaires négatifs qu’aux commentaires positifs. C’est pourquoi il faut introduire la rétroaction positive à ses pratiques de gestion.

1. Choisissez le bon moment pour avoir la conversation de rétroaction positive. Ce moment devrait être rapproché de l’événement ou du comportement à souligner.
2. Offrez de la rétroaction positive sur des actions précises, évitez de rester vague. Votre employé ne saura autrement pas pourquoi vous le félicitez.
3. Expliquez les effets positifs de l’événement ou du comportement.

Demander de la rétroaction

En tant que gestionnaire, pour instaurer un climat ouvert de partage, d’échange et de confiance, il peut être aussi intéressant d’accepter de recevoir de la rétroaction de vos employés. Cette rétroaction peut être une opportunité de développement de vos habiletés de gestion et permettre à la relation avec vos employés de grandir. Rappelez-vous que la reconnaissance des bonnes actions et la rétroaction positive est un puissant outil de motivation pour vos employés.

Finalement, soyez prêt et ouvert à recevoir la critique, à contrôler vos émotions et à innover dans la recherche de solutions pour conserver de bonnes relations avec vos employés.

Si vous ne vous sentez pas en confiance pour intervenir auprès de vos employés, sachez qu’il existe de nombreuses formations qui pourraient vous aider. Le moment est bien choisi pour développer les compétences en communication à distance, n’hésitez pas à faire appel à notre équipe pour être guidés dans ce processus d’apprentissage.

Cynthia Cowan

Fondatrice de Académie GRH