Le manuel de l’employé : un outil indispensable

Le manuel de l’employé est un outil de gestion indispensable au sein d’une organisation. Toutefois, ce n’est pas tout de concevoir un manuel de l’employé efficace, il faut également s’assurer d’en faire la révision régulièrement.

Le manuel de l’employé est à la fois un outil essentiel de communication et de mobilisation. Il doit donc être aligné avec la culture, la mission et les valeurs de votre entreprise. Il a pour raison d’être une référence en termes de fonctionnement de l’entreprise, de ses politiques et de son orientation, ainsi qu’un outil de prévention en santé-sécurité.

En fait, il permet à l’employé de mieux connaître votre entreprise, les avantages que vous lui offrez et les attentes de ses supérieurs.

Élaboration du guide de l’employé

Pour élaborer votre manuel de l’employé, il peut être à votre avantage de collaborer avec un consultant en ressources humaines afin de rédiger un document qui correspond à vos valeurs, aux lois et aux normes en vigueur. Le spécialiste aura un regard extérieur et permettra d’identifier et évaluer la pertinence des éléments à communiquer. La version finale doit être adaptée à votre réalité d’entreprise.

L’élaboration du guide est un moment idéal pour s’interroger sur les pratiques qui ne sont pas respectées ou les zones grises au sein de l’entreprise pour les préciser davantage. Il peut aussi être intéressant d’ajouter les réponses aux questions les plus fréquemment posées par les employés. Pour ce faire, vous pouvez solliciter leur participation, ce qui rendra le guide beaucoup plus significatif à leurs yeux.

Le manuel d’employé peut prendre plusieurs formes. Il peut être créé sous forme de dépliant, de livret, de manuel, de guide ou en version électronique. Il peut aussi avoir une orientation plus marketing pour offrir une meilleure expérience pour les employés.

La tendance 2020 est de produire votre guide de l’employé en format électronique sécurisé pour permettre aux employés de le consulter rapidement et faciliter la recherche dans les informations. Le format électronique de votre manuel vous permet aussi de faire des mises à jour ponctuelles et de les communiquer rapidement à votre équipe. Dans tous les cas, il doit être adapté aux besoins de l’organisation et facilement accessible pour les employés.

Déploiement du manuel de l’employé

Une fois le manuel prêt, informez et formez les gestionnaires quant au contenu et à la façon d’appliquer les politiques qui y sont décrites. Ensuite, il est important de le présenter aux employés, en leur communicant les raisons qui ont mené à son élaboration et les objectifs visés. Il est toujours suggéré de leur remettre un exemplaire afin qu’ils puissent le consulter au besoin. Lors de l’accueil et de l’intégration de nouveaux employés, votre guide de l’employé deviendra un outil indispensable pour assurer un transfert d’information.

Au risque de nous répéter, une fois tout le processus terminé, assurez-vous que le guide est mis à jour continuellement. Une révision annuelle est suggérée pour adapter le guide aux changements que vous faites dans votre entreprise, refléter votre réalité et assurer une conformité aux lois et règlements en vigueur.

Votre manuel de l’employé est-il adapté à votre réalité et prêt pour 2020?

Cynthia Cowan

Fondatrice de Académie GRH