Bien accueillir ses stagiaires : la clé de la rétention

Académie GRH a récemment accueilli deux stagiaires de l’AEC en gestion des ressources humaines. À la suite de leur expérience de cinq semaines dans notre équipe, de leurs expériences passées et de leurs nouvelles connaissances en ressources humaines, elles se sont consultées afin d’outiller les gestionnaires d’entreprise dans l’accueil d’un ou d’une stagiaire dans le but qu’il reste en emploi à la suite de son expérience de d’apprentissage.

L’accueil

Que ce soit pour un nouvel employé ou pour un stagiaire, le processus d’accueil et d’intégration est primordial dans la rétention du personnel, surtout dans le contexte où cette intégration doit se faire à distance.

Voici quelques éléments clés qui doivent faire partie de votre processus d’accueil et d’intégration.

· Introduction aux membres de l’équipe

· Définir clairement qui sont les personnes clés auxquelles les stagiaires peuvent se référer outre le maître de stage

· S’assurer que tous les membres de l’équipe s’impliquent auprès du stagiaire et l’incluent dans leurs activités professionnelles

· Présentez le stagiaire sur la page Facebook de l’entreprise, s’il est à l’aise, ou dans une infolettre interne

Mais bien avant le jour J, vous devez avoir bien préparé la venue de ce nouveau membre de l’équipe, même s’il est là de façon temporaire, si vous voulez augmenter vos chances qu’il choisisse par la suite de faire carrière chez vous.

· Ayez un poste de travail prêt à accueillir le stagiaire si l’entente prévoit qu’il sera présent sur les lieux physiques de l’entreprise.

· Assurez-vous que son adresse courriel est bien configurée et prête à être utilisée

Le processus d’accueil et d’intégration régulier devrait être utilisé pour l’accueil d’un stagiaire. Si vous n’avez pas un tel processus en place, on vous invite à visiter la boutique en ligne d’Académie GRH pour vous procurer le modèle que vous pourrez adapter à la situation de votre entreprise.

Offrir des tâches concrètes et diversifiées

Une fois passés l’accueil et l’intégration, il est important que votre stagiaire puisse toucher à toutes les sphères du métier. Les ressources humaines, par exemple, sont une expertise très vaste. Il était important, dans notre cas, d’en apprendre plus sur la rémunération, sur le coaching de gestion, sur la chasse de tête et sur le recrutement, entre autres, afin qu’on puisse faire un choix éclairé pour la suite de notre carrière.

Au-delà de la variété des apprentissages, les stagiaires ont aussi besoin, pour la plupart, d’apprendre le métier en situation réelle. Pour ce faire, vous devez leur permettre d’évoluer sur le terrain, d’assister à des rencontres avec les clients, bref vous devez les impliquer dans de réels projets en cours. Tentez de bien répartir le temps d’apprentissage en coaching, la formation plus théorique et le travail terrain et la participation aux mandats.

Laisser place à l’erreur

Une des choses qu’il est très important de se rappeler quand vous accueillez un stagiaire, c’est que vous êtes partie intégrante de son parcours scolaire. C’est donc dire qu’il est toujours en phase d’apprentissage.

C’est pourquoi il est important, sur le terrain, de le présenter comme un stagiaire. Tout comme le client, vous ne devez pas vous non plus tenir rigueur des erreurs qui peuvent être commises par manque d’expérience. Les stagiaires sont justement avec vous pour apprendre.

Définir réciproquement les attentes

D’entrée de jeu, il est important de définir les attentes de part et d’autre. Les maîtres de stages doivent communiquer clairement leurs attentes aux stagiaires et ces derniers doivent faire de même avec leur maître de stage.

De cette façon, il est plus facile d’éviter certains malentendus ou certaines déceptions causées par un simple manque de communication.

Quant au propriétaire de l’entreprise, au responsable des ressources humaines ou au gestionnaire responsable du recrutement, il doit aussi faire part au stagiaire en cours de route de la possibilité, ou non, qu’il poursuive son parcours professionnel au sein de l’entreprise à la suite de son stage.

Offrir de la rétroaction

Le plus souvent possible au courant du stage, offrez de la rétroaction à votre stagiaire, qu’elle soit positive ou négative, cela est très important pour son apprentissage.

En terminant, le meilleur conseil qu’on puisse vous donner, c’est de ne pas faire miroiter qu’il est plus intéressant de travailler pour l’entreprise que ça ne l’est en réalité. Faites voir à vos stagiaires la juste réalité.

Bon succès!

Rédigé par Alyssa Lopez-Racine et Mélodie Demoulin