COVID-19 : Se préparer en prévision de la deuxième vague

Si vous écoutez les nouvelles ou surfez sur les médias sociaux, vous avez fort probablement entendu parler d’une deuxième vague de COVID-19 qui pourrait nous atteindre sous peu… si ce n’est déjà fait. Mais là n’est pas le débat. Comme gestionnaire d’entreprise, que devez-vous prévoir pour assurer la continuité des activités de l’entreprise en cas de départs en congé de maladie, soit en raison de la COVID-19, ou même pour des raisons de santé mentale?

Nous n’inventons rien, Académie GRH travaille régulièrement avec des entreprises qui se sont vues prises au dépourvu devant le départ en congé de maladie de personnes qui occupaient des postes clés dans la chaine des opérations. Malheureusement, ces entreprises n’avaient pas établi de plan de continuité, ce qui aurait pu mener à leur perte.

D’abord, il faut s’inspirer de tout ce que vous avez appris dans les derniers mois, que ce soit à travers nos articles de blogue ou toutes autres sources d’information consultées. Les apprentissages que vous avez faits pendant cette crise doivent constituer un bagage que vous trainerez avec vous tout au long de votre carrière.

Stratégies en cas de hausse d’absentéisme

1. Avoir une politique claire en matière de maladie et de présence au travail

On le répète depuis le début de la crise, si vous n’avez pas de politiques et procédures claires au sein de votre entreprise, il est plus que temps de vous y mettre. Sur notre boutique en ligne, on vous propose plusieurs modèles à compléter et à adapter à la situation de votre entreprise. Vous pouvez aussi en tout temps faire appel à notre équipe de consultants pour vous épauler dans la mise en place de vos politiques internes.

2. Prévoir la relève

Même si vous vous sentez à l’abri de tout malheur, il est possible qu’un ou plusieurs employés ou que vous soyez victime du virus, d’un autre virus, ou même d’un surmenage face à tous ces changements. Que ce soit pour un groupe d’employé, pour vous, pour un autre gestionnaire ou membre de la direction, il est primordial de s’assurer de la continuité des opérations clés et surtout qu’une personne pourra prendre la barre en cas d’absence.

3. Identifier les opérations importantes pour la continuité de l’entreprise (opérations, production, administration…)

En plus d’identifier les opérations qui ne peuvent cesser, établissez une politique de télétravail et les exigences en cas où les employés travaillent à la maison avec la famille. Un conseil : revoyez le système de gestion en vous basant sur des livrables et non en fonction des heures de travail effectuées. On suggère aussi de permettre à vos employés de travailler selon des horaires flexibles pour aider les situations familiales à la maison.

4. Créer un bassin d’employés qualifiés pour effectuer les opérations importantes en cas de remplacement

Que ce soit à l’interne ou en sous-traitance, assurez-vous d’avoir un bassin d’employés formés pour effectuer les tâches importantes pour le déroulement des opérations de l’entreprise si un membre de l’équipe devait s’absenter pour des raisons de santé.

5. Prévoir un plan de communication et les moyens de communication qui seront utilisés

Comme au début de la crise pandémique, il est possible, dans le cas d’une deuxième vague, que vous deviez communiquer de nouvelles informations à vos équipes, et ce, rapidement. Pour ce faire, vous devez avoir établi un plan de communication, ainsi que les moyens utilisés pour transmettre les messages. Au besoin, mettez à jour votre liste d’employés ainsi que leurs coordonnées, surtout s’ils sont en télétravail. Ce plan de communication doit être transmis à toutes les personnes responsables des communications internes.

Cynthia Cowan

Fondatrice de Académie GRH inc.