Cet été, mettez vos politiques et procédures à jour!

Est-ce que l’été est généralement une période plus calme dans votre entreprise? C’est peut-être le bon moment d’enfin réviser et mettre à jour toutes les politiques et procédures en place dans votre entreprise qui n’ont pas été revues depuis plusieurs années. Peut-être même que votre croissance a été rapide et que le temps a tout simplement manqué pour les rédiger?

Pourquoi est-ce si important?

D’abord, mettre à jour vos politiques, procédures et processus à jour vous permet de vous assurer que tout est conforme aux lois et aux normes en vigueur, qui sont, elles aussi, en constante évolution.

De plus, cela vous permet de mettre sur papier vos attentes envers vos employés, vous évitant de sans cesse devoir clarifier vos attentes de façon individuelle. Ces derniers, en signant les documents, acceptent la façon dont vous fonctionnerez dorénavant et ce rappel sera certainement grandement bénéfique pour les mois et les années à venir. Par exemple, en ayant un nouveau processus disciplinaire ou en mettant le vôtre à jour, puis en le faisant signer aux membres de votre équipe, vous serez plus enclin à le mettre en application. Vous pourrez recommencer vos activités en septembre comme un nouveau départ avec des employés reposés et des documents à jour. Leur implantation sera unilatérale dans l’entreprise et maintiendra une équité dans les règles à suivre et dans leur application.

Avoir des politiques et processus à jour est aussi essentiel afin de transmettre à l’interne une image positive de l’organisation. Un employeur organisé = des employés en confiance.

Nos conseils

• Soyez clairs dans les termes choisis dans vos documents afin de ne pas laisser place à l’ambiguïté ou à l’interprétation large.
• Après avoir communiqué ces nouvelles procédures, assurez-vous de les appliquer.
• Ne soyez pas déraisonnables.
• Soyez bien clairs avec vos employés : si les politiques ne sont pas respectées, des mesures disciplinaires allant jusqu’au congédiement peuvent être appliquées.

La charge de travail semble trop importante?

Il est vrai que de développer ce genre de documents quand on commence de la case départ peut sembler une tâche monumentale. Heureusement, Académie GRH est là pour vous simplifier la vie. Sur notre boutique en ligne, vous pourrez retrouver différents modèles de politiques et de procédures que nous avons justement développés pour aider les entreprises dans cette démarche.

Nous vous offrons entre autres :

• Un guide de l’employé complet (comprenant plusieurs des politiques et procédures listées ci-dessous);
• Une politique d’utilisation du matériel informatique;
• Un guide de planification de la formation;
• Une politique de télétravail;
• Un processus d’évaluation de la performance et de gestion du rendement;
• Un processus disciplinaire;
• Une politique de consommation d’alcool, de drogues et autres substances;
• Une politique de harcèlement au travail;
• Un guide d’accueil et d’intégration d’un nouvel employé.

Une des façons intéressantes de vous lancer dans ce processus à l’aide de nos modèles est de mettre en place un conseil RH, qui aura pour mission de réfléchir aux défis quotidiens vécus dans l’entreprise et aux conséquences positives et négatives de chaque nouvelle procédure. Ce regroupement pourra aussi consulter les gestionnaires afin d’avoir leur point de vue sur les règlements qui ne sont pas appliqués de façon générale.

Vous aimeriez tout de même être encadré dans cette démarche par un consultant spécialisé en ressources humaines? Vous serez peut-être éligible à une subvention offerte par Services Québec. Faites appel à notre équipe!

Cynthia Cowan

Fondatrice de Académie GRH