Gestion du temps : apprendre à mieux travailler

Savoir utiliser son temps de façon efficace et productive est particulièrement important en milieu de travail. Avez-vous l’impression de toujours courir après votre temps? C’est probablement que vous devez adopter de meilleures pratiques de gestion du temps et des priorités. La question n’est pas de travailler plus, mais de travailler mieux. Toutefois, il s’agit là d’un grand changement d’habitudes et pour changer une habitude, il faut d’abord avoir la motivation de le faire.

Apprendre à mieux travailler, c’est d’abord d’identifier nos pertes de temps. Voici quelques exemples de pertes de temps au travail :

• Répondre à un courriel
• Répondre au téléphone
• Être interrompu par un collègue de travail
• Faire trop de choses en même temps
• Être trop perfectionniste
• Être toujours dans l’urgence par manque de planification

Comment faire pour éviter ces distractions et perdre le «momentum» de ce que vous étiez en train de faire? En gros, c’est simplement de limiter les dérangements et les distractions.

• Faire bon usage du bouton non lu dans sa boîte courriel
• Éteindre les alertes courriel
• Fermer la porte de son bureau quand on travaille sur une tâche importante pour éviter les interruptions par les collègues de travail
• Utiliser la boite vocale de son téléphone et planifier un moment pour faire les retours d’appels

Si vous arrivez à atteindre une bonne gestion du temps, non seulement vous améliorerez votre efficacité, mais vous respecterez vos délais avec facilité tout en réduisant les facteurs de stress et améliorerez votre réputation professionnelle.

La loi de Parkinson

Connaissez-vous la loi de Parkinson? Cette loi énonce que tout projet ou tâche à faire s’étale sur les temps qu’on lui impartit. Si vous ne vous fixez pas d’échéancier, le travail s’étire à l’infini et plus on accorde un long délai à un projet, plus il sera long à réaliser.

Pour contrer la loi de Parkinson, pensez en termes d’échéancier et P-L-A-N-I-F-I-E-Z à l’aide d’objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels). Faites-vous des to-do lists par projet, avec un échéancier pour chacune des tâches. La veille de votre journée de travail, établissez la to-do list pour le lendemain, en ciblant quelques tâches prioritaires et le temps accordé à chacune et en vous gardant une certaine marge de manœuvre pour les urgences qui pourraient survenir.

De plus, il est prouvé que vous devenez moins efficace après plusieurs heures de travail consécutives. C’est pourquoi il est conseillé de prendre une pause de 10 minutes pour chaque heure de travail.

La théorie de Eisenhower ou la matrice des priorités

Avez-vous de la difficulté à cibler vos priorités? Comprendre la théorie de Eisenhower, aussi appelée matrice des priorités, pourrait vous aider.

Selon la théorie de Eisenhower, vos tâches peuvent être classées selon les quatre catégories suivantes : urgent et important, urgent et non-important, non-urgent et important puis non-urgent et non important.

L’importance d’une tâche est entre autres liée à sa valeur monétaire, alors que l’urgence se définit dans le temps.

Par exemple, une tâche urgente et importante doit être faite immédiatement, alors qu’une tâche urgente, mais non-importante peut-être rejetée dans l’immédiat (par exemple, répondre au téléphone qui sonne). Les tâches urgentes, mais non-importantes sont souvent liées à des distractions.

Les tâches non-urgentes et importantes, quant à elles, doivent être planifiées. C’est tout ce qui touche par exemple à un projet à réaliser ou à des tâches à accomplir au cours de la semaine ou du mois dans le cadre de vos fonctions.

Pour ce qui est des tâches non-urgentes et non-importantes. Évitez-les. Elles représentent de la perte de temps.

En prenant conscience de cette théorie, vous arriverez peut-être à cibler certains éléments de votre horaire qui pourraient être délégués. Par exemple, la prise d’appels et de courriels pourrait être déléguée à un employé qui ne vous transmettrait que les choses auxquelles il n’est pas en mesure de répondre lui-même, et ce, selon un horaire préétabli pour éviter les distractions. Pour apprendre à déléguer, vous devez d’abord reconnaître vos forces et vos faiblesses, mais vous devez aussi apprendre à faire confiance.

Si vous ressentez le besoin de suivre une formation en gestion du temps et des priorités, faites appel au service de formation continue en leadership et en habileté de gestion d’Académie GRH.

Cynthia Cowan

Fondatrice de Académie GRH